Zapytanie ofertowe RFP - 027366 – SUBSTANCJE AKTYWNE

W związku z realizacją projektów: 

• „Rozwój, kliniczne potwierdzenie biorównoważności i wdrożenie złożonego leku wziewnego nowej generacji w systematycznej terapii chorób układu oddechowego Astmy i POChP” finansowanego ze środków budżetu państwa od Agencji Badań Medycznych (nr.2022/ABM/04/00013)  
• „Rozwój, kliniczne potwierdzenie biorównoważności i wdrożenie złożonego trójskładnikowego leku wziewnego nowej generacji w systematycznej terapii POChP”, nr umowy 2022/ABM/04/00011  
• „Rozwój, kliniczne potwierdzenie biorównoważności i wdrożenie złożonego leku wziewnego nowej generacji w systematycznej terapii POChP”, nr umowy 2022/ABM/04/00012     

w ramach Konkursu: Opracowanie i rozwój innowacyjnych rozwiązań w obszarze nowych postaci farmaceutycznych produktów leczniczych dopuszczonych do obrotu, leków generycznych i leków biopodobnych, działając na podstawie § 8 ust. 2 pkt 2 umów o dofinansowanie, Adamed Pharma S.A. zaprasza do składania ofert na wykonanie poniżej zdefiniowanego przedmiotu zamówienia. 

Przedmiot zapytania

1. Sukcesywna dostawa substancji czynnej w 2026 i 2027 roku na warunkach określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym. Szczegółowa lista przedmiotów została przedstawiona w Załączniku nr 2 (PL_Załącznik_2_RFP-027366 Wymagania_Substancje_Aktywne). 
2. Zamawiający dokona wyboru jednego dostawcy. 
3. Maksymalna łączna ilość zamówionej substancji czynnej od jednego wybranego dostawcy w przedmiotowym okresie (2026-2027) to 500g, Oferenci mogą składać oferty na ilość do 500g (w 2-5 dostawach) substancji czynnej. 
4. Zamawiający w wyniku rozstrzygnięcia przedmiotu postępowania zawrze umowę z wybranymi Dostawcami. Celem postępowania jest ustalenie warunków dotyczących zamówień, jakie mogą być dokonywane przez Zamawiającego w okresie obowiązywania umowy, w szczególności cen, czasu dostawy oraz zakresu zamawianych przedmiotów. Na podstawie umowy Zamawiający nie zobowiązuje się do zakupu określonej liczby produktów od wybranego Dostawcy. Zamawiający dokona zakupu produktów od wybranego Dostawcy jedynie w sytuacji, gdy w okresie obowiązywania umowy powstanie u Zamawiającego potrzeba ich nabycia. Realizacja dostaw będzie przebiegała na podstawie składanych zamówień wg bieżących potrzeb Zamawiającego. 
5. W ofercie należy uwzględnić koszt transportu przedmiotu zamówienia do siedziby Zamawiającego: Adamed Pharma S.A.,  
   Pieńków, ul. Mariana Adamkiewicza 6A,  
   05-152 Czosnów, Polska 
   lub  
   Adamed Pharma S.A.  
   ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 5,  
   95‐200 Pabianice, Polska. 
6. Zamawiający informuje, że konkretna lokalizacja, o której mowa w pkt. 5., będzie każdorazowo wskazywana podczas składania zamówień wybranemu Dostawcy 
7. W sytuacji, gdyby w specyfikacji użyta została nazwa konkretnego produktu (marki) Zamawiający w odniesieniu do tych pozycji dopuszcza składanie ofert zawierających produkt (markę) równoważną. Przez produkt (markę) „równoważną” należy rozumieć produkty o właściwościach nie gorszych niż wskazane w Zapytaniu Ofertowym. Dostawca w celu potwierdzenia jakości produktów (marek) równoważnych załączy do oferty stosowne dokumenty (specyfikację jakościową, świadectwo kontroli jakości, certyfikat analizy lub inne równoważne dokumenty), z których w sposób niebudzący wątpliwości wynika, iż oferowany przedmiot zamówienia jest o takich samych lub lepszych parametrach jakościowych. Wszelkie ryzyko związane z udowodnieniem „równoważności” spoczywa na Dostawcy. Dostawca jest zobowiązany wykazać, iż oferowane przez niego dostawy spełniają wymagania określone przez Zamawiającego. 

Warunki udziału w postępowaniu

1. Zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Oferenta a Oferentem, polegające w szczególności na:
   1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,  
   2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, 
   3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,  
   4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli, 
   5. pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. 
2. Zamówienie nie może być skierowane do podmiotów:
   1. których mowa w art. 7 ust. 1 wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanych na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę (Dz. U. poz. 835);
   2. których beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2022 r. poz. 593 i 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę (Dz. U. poz. 835);
   3. których jednostką dominującą lub jednostką zależna w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 i 39 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę (Dz. U. poz. 835)”.
      W celu spełnienia tego warunku Oferent zobowiązany jest do przesłania wraz z ofertą podpisanego oświadczenia (Załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego).
3. Zamawiający dopuszcza możliwość składania uzupełniających zamówień na rzecz wybranego Oferenta wyłącznie w zakresie zgodnym z głównym celem umowy zawartej z tym Oferentem, przy czym łączna wartość takich zamówień nie może przekroczyć 50% wartości niniejszego zamówienia.   

Termin i sposób przygotowania ofert

1. Każda korespondencja powinna zawierać w tytule wiadomości numer postępowania:  
   RFP_027366 _Nazwa_Firmy.  
2. Termin składania Ofert 18.02.2026 r. godz. 23.59 CET. Termin może ulec zmianie, o czym wszyscy Oferenci zostaną poinformowani drogą elektroniczną.
   Pytania należy składać korzystając z arkusza Załącznik_3_RFP_027366_Pytania_NazwaFirmy. Odpowiedzi na zadane pytania będą udzielane do końca trwania postępowania. Późne zadanie pytań z punktu widzenia terminu zakończenia postępowania może spowodować brak czasu na udzielenie wymaganej odpowiedzi. W celu zapewnienia równego dostępu do informacji wszystkim Oferentom biorącym udział w postępowaniu, pytania i odpowiedzi (z ukryciem autora pytań) przesłane zostaną do wszystkich Oferentów  
3. Termin może ulec zmianie o czym wszyscy Oferenci, którzy złożyli już oferty, zostaną poinformowani, jak również stosowna informacja zostanie zamieszczona na stronie publikacji postępowania. 
4. Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę. 
5. Oferta powinna być sporządzona w pliku arkusza kalkulacyjnego, stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego: Załącznik_2_RFP_027366_Oferta_NazwaFirmy.xlsx. Oferty  bez wypełnionego Załącznika nr 2 nie będą rozpatrywane.  
6. Do dalszej oceny będą brane pod uwagę wyłącznie oferty, które spełniają wszystkie Parametry oznaczone w Załączniku nr 2 opisem: „Krytyczność/Critical”. Oferty bez wypełnionego Załącznika 2, w tym w zakresie spełnienia parametru (tak / nie) nie będą rozpatrywane. 
7. Ofertę wraz z wymaganymi Załącznikami należy złożyć w formie e-mailowej i przesłać na adres mailowy: Tadas.Zimkus@adamed.com. 
8. Dodatkowo Oferent może przygotować również dokument oferty w swoim formacie.  
9. Oferta Dostawcy winna być sporządzona w języku polskim lub angielskim, w sposób czytelny, elektronicznie.  
10. Oferta powinna zawierać minimum następujące informacje: nazwę, adres i NIP Dostawcy, numer zapytania ofertowego, cenę netto (PLN/EUR/USD), termin realizacji, termin ważności (wyrażony w dniach, mając na względzie pkt 1 Postanowień ogólnych niniejszego Zapytania).
11. Jeśli ceny w ofercie będą wyrażone w innej walucie niż PLN to zostaną one przeliczane przy zastosowaniu średniego kursu NBP z dnia publikacji przetargu. Jeśli w dniu publikacji tego ogłoszenia o zamówieniu nie zostanie opublikowana tabela średnich kursów NBP; zastosowany zostanie kurs z ostatniej tabeli kursów średnich opublikowanej przed dniem publikacji ogłoszenia o zamówieniu.   Jeśli ceny w ofercie będą wyrażone w inne walucie niż PLN lub EUR to zostaną one przeliczane przy zastosowaniu średniego kursu NBP z dniu publikacji przetargu. 
12. Zamawiający dołącza do zapytania podpisaną listę kontrolną (Załącznik nr 5), która pozwoli potwierdzić czy wszystkie wymagane dokumenty zostały dostarczone.  
13. Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę.
14. Oferent przed upływem terminu do składania ofert ma prawo:
    1. wycofać ofertę poprzez złożenie pisemnego powiadomienia drogą opisaną dla składania ofert,
    2. zmienić ofertę – powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone wg takich samych zasad jak składana oferta, odpowiednio oznakowanych z dopiskiem „ZMIANA OFERTY”.

Kryteria wyboru i sposób oceny złożonych ofert

1. Zamawiający ma prawo odrzucenia oferty złożonej przez Dostawcę niespełniającego warunków udziału w postępowaniu lub jeśli oferta jest niezgodna z niniejszym zapytaniem.
2. Kryterium wyboru ofert:
   1. Cena jednostkowa netto (PLN/EUR/USD), waga kryterium - 85% całościowej oceny,  
   2. Czas realizacji – deklarowany czas potrzebny na jedną dostawę od złożenia zamówienia, wyrażony w dniach - 15% całościowej oceny. W przypadku podania różnych terminów lub przedziałów czasowych, za termin realizacji zostanie uznany najdłuższy deklarowany. 

3. Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o w/w kryterium i ustaloną punktację:

   Kryterium	Waga [%]	Sposób oceny zgodnie ze wzorem
   Cena jednostkowa netto	85%	cena netto najniższej oferty/cena netto oferty badanej x 100 x waga% = ilość punktów
   Czas realizacji [w dniach]	15%	Najkrótszy czas realizacji jednej dostawy / czas realizacji jednej dostawy oferty badanej x 100 x waga % = ilość punktów

4. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą ilość punktów.  

5. Wyniki działań matematycznych dokonywanych przy ocenie badania ofert podlegają zaokrągleniu do drugiego miejsca po przecinku. W przypadku uzyskania równej punktacji dla co najmniej dwóch ofert Zamawiający spośród ofert z równą najwyższą końcową ilością punktów dokona wyboru oferty bardziej korzystnej, gdy chodzi o oddziaływanie na środowisko. W tym celu Zamawiający ma prawo wezwać Oferentów, których oferty uzyskały najwyższą końcową ilość punktów o uzupełnienie oferty poprzez podanie wskazanych przez Zamawiającego informacji dotyczących oddziaływania przedmiotu oferty na środowisko. Termin na uzupełnienie oferty zostanie określony przez Zamawiającego, jednak nie może być on krótszy niż 3 dni robocze od otrzymania wezwania.

Wybór Wykonawcy i sposób ogłaszania

1. nformację o wynikach postępowania Zamawiający umieści na stronie internetowej Zamawiającego www.adamed.com.pl a także wyśle do każdego Oferenta, który złożył swoją ofertę. 

Dodatkowe informacje dotyczące udziału w postępowaniu

1. Zapytanie Ofertowe jest dostępne na stronie internetowej Adamed Pharma S.A. https://www.adamed.com/rozwoj-i-innowacje/zapytania-ofertowe-i-przetargi 
2. Postępowanie zostanie powtórzone jedynie w wypadku niemożliwości jego przeprowadzenia  po stronie Zamawiającego. Problemy techniczne po stronie Dostawców nie będą miały wpływu na bieg postępowania. 

Postanowienia ogólne

1. Przystępując do postępowania przetargowego Oferent oświadcza, że oferta jest ważna minimum 90 dni. 
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo przerwania procedury na każdym jej etapie bez wskazania  przyczyny. 
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.   
4. W przypadku unieważnienia postępowania o zamówienie wykonawcom nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów uczestnictwa w postępowaniu.   
5. Złożenie wniosku o rejestrację w postepowaniu lub oferty jest równoznaczne z przyjęciem bez zastrzeżeń wszystkich warunków postępowania.   
6. Odstąpienie przez Zamawiającego od zawarcia umowy w przypadku zawiadomienia wykonawcy o wyborze jego oferty nie może być podstawą roszczeń poniesionych kosztów udziału w postępowaniu.   
7. Zamawiający zachowuje prawo do wykluczenia z postępowania oferenta, który w innym przetargu Adamed uchylił się od zawarcia umowy. 
8. W toku dokonywania oceny złożonych wniosków Zamawiający może żądać udzielenia przez wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich dokumentów.    
9. Jeżeli wniosek nie zawiera wszystkich wymaganych elementów, Zamawiający może w uzasadnionych przypadkach wezwać Wykonawcę do jego uzupełnienia.  
10. Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia ofert niezgodnych z treścią i przedmiotem zapytania (w tym, w zależności od zakresu zapytania ofertowego, liczby oferowanych sztuk / usług, zakresu dostawy / usługi, terminów realizacji dostawy / usługi) bez konieczności wezwania Oferenta do udzielenia wyjaśnień bądź złożenia stosownych uzupełnień.    
11. Odstąpienie przez Oferenta od zawarcia umowy w przypadku zawiadomienia wykonawcy o wyborze jego oferty może być podstawą roszczeń Zamawiającego, w tym z tytułu poniesionej szkody (związanej m.in. z opóźnianiami wynikającymi z konieczności wyboru innego wykonawcy). W takich przydatkach przepisy Kodeksu Cywilnego stosuje się odpowiednio. W związku z powyższym Zamawiający zwraca się z prośbą o składanie przemyślanych ofert, zgodnych ze wszystkimi oczekiwanymi warunkami zamówienia, mając na uwadze wskazane przewidywalne terminy jego realizacji. 
12. Zamawiający rezerwuje prawo do nagrywania dźwięku podczas spotkań technicznych z dostawcami. Przesłanie oferty będzie traktowane jako udzielenie zgody na nagrywanie spotkań.  
13. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji ofert ze wszystkimi Oferentami. Negocjacje mogą mieć kilka kolejnych rund z możliwością zaproszenia oferenta do złożenia zaktualizowanej oferty po każdej rundzie negocjacji.  
14. Warunki zmiany umowy:  
    Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, w przypadku ziszczenia się konieczności zmiany wskazanego w ofercie/umówionego zakresu zamówienia wynikającej z:  
    1. koniecznych lub uzasadnionych zmian w dokumentacji projektowej powstałych z przyczyn niemożliwych do przewidzenia, 
    2. konieczności lub techniczno-ekonomicznej zasadności zastosowania materiałów i urządzeń równoważnych,  
    3. konieczności wykonania rozwiązań równoważnych wynikających z uwarunkowań technologicznych lub użytkowych, 
    4. ograniczeń finansowych po stronie Zamawiającego powodujących konieczność ograniczenia zakresu prac ujętych w ofercie, 
    5. istotnych zmian rynkowych, których Strony umowy nie mogły przewidzieć na etapie składania ofert, o ile będą uzasadnione wpływem tych zmian na możliwość realizacji zamówienia. 

Wszelkie zmiany i uzupełnienia do umowy zawartej z wybranym Wykonawcą będą dokonywane w formie pisemnych aneksów do umowy podpisanych przez obie strony, pod rygorem nieważności. 

Współpraca i komunikacja w trakcie przetargu 

1. Każda korespondencja powinna zawierać w tytule wiadomości numer postępowania RFP_027366 _Nazwa_Firmy.  
2. Wszelkie pytania należy składać drogą e-mailową na adres Tadas.Zimkus@adamed.com z wykorzystaniem Załącznika 3. 
3. Osobą uprawnioną do kontaktów z oferentami od poniedziałku do piątku w godzinach 09:00-17:00 jest: Tadas Zimkus, Tadas.Zimkus@adamed.com 

Załącznik nr 1 (pobierz)

Załącznik nr 2 (pobierz)

Załącznik nr 3 (pobierz)

Załącznik nr 4 (pobierz)

Załącznik nr 5 (pobierz)