Zapytanie ofertowe RFP 022437 – ODCZYNNIKI, AKCESORIA I DROBNY SPRZĘT LABORATORYJNY (AKTUALIZACJA nr 1 – wydłużenie terminu składania ofert)

W związku z realizacją projektu „Development of novel mRNA/VLP-based vaccines against emerging zoonotic viral diseases”, finansowanego ze środków budżetu państwa od Agencji Badań Medycznych (nr. 2021/ABM/05/00001-00), dalej „Projekt”, w ramach Konkursu: Rozwój innowacyjnych rozwiązań terapeutycznych z wykorzystaniem technologii RNA, działając na podstawie § 8 ust. 2 pkt 2) umowy o dofinansowanie, Adamed Pharma S.A. zaprasza do składania ofert na wykonanie poniżej zdefiniowanego przedmiotu zamówienia.

Przedmiot zapytania:

1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa odczynników, akcesoriów laboratoryjnych i drobnego sprzętu laboratoryjnego na warunkach określonych w niniejszym Zapytaniu ofertowym w okresie maksymalnym do końca 2024 roku, a minimalnym do końca 2023 roku. Szczegółowa lista przedmiotów została przedstawiona w Załączniku nr 2.
2. Miejsce dostarczenia: Adamed Pharma SA, Pieńków, Mariana Adamkiewicza 6A, 05 152 Czosnów.
3. Oferowane w ramach postępowania produkty muszą być fabrycznie nowymi, nie przeterminowanymi oraz oryginalnymi produktami producenta.
4. W sytuacji, gdyby w specyfikacji użyta została nazwa konkretnego produktu (marki) Zamawiający w odniesieniu do tych pozycji dopuszcza składanie ofert zawierających produkt (markę), która jest równoważna w zakresie opisu przedmiotu. Zamawiający w kolumnie „opis produktu” określi zakres równoważności, tj. cechy / parametry lub wskaże numer katalogowy na podstawie których Oferent jest w stanie określić, czy posiada produkt równoważny do wyspecyfikowanego.Jako produkt „równoważny” należy rozumieć towary o właściwościach nie gorszych niż wskazane w Zapytaniu Ofertowym. Dostawca w celu potwierdzenia jakości produktów (marek) równoważnych załączy do oferty stosowne dokumenty (specyfikację jakościową, świadectwo kontroli jakości, certyfikat analizy lub inne równoważne dokumenty), w których w sposób niebudzący wątpliwości wynika, iż oferowany przedmiot zamówienia jest o takich samych lub lepszych parametrach jakościowych. Wszelkie ryzyko związane z udowodnieniem „równoważności” spoczywa na Dostawcy. Dostawca jest zobowiązany wykazać, iż oferowane przez niego dostawy spełniają wymagania określone przez Zamawiającego.

Warunki udziału w postępowaniu:

1. Zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym a Dostawcą lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Dostawcy, polegające w szczególności na:
   • uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
   • posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
   • pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
   •  pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
   W celu spełnienia tego warunku Dostawca zobowiązany jest do przesłania wraz z ofertą podpisanego oświadczenia o braku powiązań (Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego).
   Dodatkowe informacje znajdują się poniżej w sekcji: Dodatkowe informacje dotyczące udziału w postępowaniu.

Termin i sposób przygotowania ofert

1. Termin składania ofert to 23.08.2022 r. jest widoczny w systemie. Termin może ulec zmianie, o czym wszyscy Dostawcy zostaną poinformowani poprzez e-mail z platformy Zakupowej.

   Termin składania pytań do zapytania ofertowego: Odpowiedzi na zadane pytania będą udzielane do końca trwania postępowania.
   Późne zadanie pytań z punktu widzenia terminu zakończenia postępowania może spowodować brak czasu na udzielenie wymaganej odpowiedzi.
   W celu zapewnienia równego dostępu do informacji wszystkim Oferentom biorącym udział w postępowaniu, pytania i odpowiedzi (z ukryciem autora pytań) przesłane zostaną do wszystkich Oferentów.

2. Każdy Dostawca może złożyć tylko jedną ofertę.
3. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.
4. Oferta powinna być sporządzona w pliku arkusz kalkulacyjny, stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego: Załącznik_2-RFP_022437_Oferta-NazwaFirmy.xlsx.
   Oferty bez wypełnionego Załącznika nr 2 nie będą rozpatrywane.
5. Ofertę wraz z wymaganymi Załącznikami należy złożyć w Platformie Zakupowej SAP AribaSourcing pod adresem https://supplier.ariba.com lub mailem na adres: anna.klatkowska@adamed.com. W celu złożenia oferty należy wypełnić i zapisać elektroniczny formularz.
   Dodatkowo Oferent może przygotować również ofertę w swoim formacie.
6. Dostęp do Platformy Zakupowej Dostawca uzyskuje poprzez proces rejestracji i weryfikacji istnienia firmy. W tym celu należy uzupełnić podstawowe informacje takie jak: kraj, NIP, kod pocztowy, dane kontaktowe, itp.
7. Oferta Dostawcy winna być sporządzona w języku polskim lub angielskim, w sposób czytelny, elektronicznie.
8. Oferta powinna zawierać minimum następujące informacje: nazwę i adres Dostawcy, numer zapytania ofertowego, cenę (PLN), termin realizacji (czas potrzebny na dostawę podany w dniach), Ilość (zakres oferty, ilość przedmiotów zawartych w ofercie, podany w postaci liczby całkowitej), termin płatności, koszt transportu po stronie Dostawcy.
9. Jeśli ceny w ofercie będą wyrażone w EUR to zostaną one przeliczane przy zastosowaniu kursu  4,4536PLN/EUR, zgodnie z Obwieszczeniem Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 3 grudnia 2021 r. w sprawie aktualnych progów unijnych, ich równowartości w złotych, równowartości w złotych kwot wyrażonych w euro oraz średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych lub konkursów.
10. Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę.
11. Oferent przed upływem terminu do składania ofert ma prawo:
    1. wycofać ofertę poprzez złożenie pisemnego powiadomienia drogą opisaną dla składania ofert,
    2. zmienić ofertę – powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone wg takich samych zasad jak składana oferta, odpowiednio oznakowanych z dopiskiem „ZMIANA OFERTY”.

Kryteria wyboru i metody oceny złożonych ofert:

1. Zamawiający ma prawo odrzucenia oferty złożonej przez Dostawcę niespełniającego warunków udziału w postępowaniu lub jeśli oferta jest niezgodna z niniejszym zapytaniem.
2. Kryteria wyboru ofert:
   1. Cena netto (PLN/EUR), waga kryterium - 80% całościowej oceny.
   2. Termin realizacji (deklarowany czas potrzebny na dostawę, wyrażony w dniach) - 10% całościowej oceny.
   3. Termin płatności - 10% całościowej oceny.

3. Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o w/w kryterium i ustaloną punktację:

   Kryteria	Waga [%]	Metoda oceny zgodnie ze wzorem
   Cena	80%	cena netto oferty najniższej / cena netto oferty badanej x 100 x waga% = ilość punktów
   Termin realizacji	10%	najkrótszy czas / czas oferty badanej x 100 x waga% = ilość punktów
   Termin płatności	10%	termin z oferty badanej / najdłuższy termin x 100 x waga% = ilość punktów

4. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową liczbę punktów.
5. Wyniki działań matematycznych dokonywanych przy ocenie badania ofert podlegają zaokrągleniu do drugiego miejsca po przecinku. W przypadku uzyskania równej punktacji dla co najmniej dwóch ofert Zamawiający spośród ofert z równą najwyższą końcową ilością punktów dokona wyboru oferty bardziej korzystnej, gdy chodzi o oddziaływanie na środowisko. W tym celu Zamawiający ma prawo wezwać Oferentów, których oferty uzyskały najwyższą końcową ilość punktów o uzupełnienie oferty poprzez podanie wskazanych przez Zamawiającego informacji dotyczących oddziaływania przedmiotu oferty na środowisko. Termin na uzupełnienie oferty zostanie określony przez Zamawiającego, jednak nie może być on krótszy niż 3 dni robocze od otrzymania wezwania.

Wybór wykonawcy i sposób ogłaszania:

1. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym.
2. Informację o wynikach postępowania Zamawiający umieści na stronie https://www.adamed.com/, a także wyśle wiadomość z Platformy SAP Aribado do każdego Oferenta, który złożył swoją ofertę.

Dodatkowe informacje dotyczące udziału w postępowaniu:

1. Zapytanie Ofertowe jest dostępne na Platformie Zakupowej Grupy Adamed na stronie: https://supplier.ariba.com oraz na stronie internetowej Adamed Pharma S.A.: https://www.adamed.com/.
2. Login oraz hasło potrzebne do zalogowania się do Platformy Zakupowej zostaną przekazane Dostawcom przez Operatora drogą e-mailową.
3. Wymagania techniczne. W celu bezproblemowej pracy z Platformą Zakupową https://supplier.ariba.com użytkownik powinien posiadać co najmniej następujące możliwości techniczne:
   1. komputer PC lub MAC z procesorem 1GHz lub szybszym i minimum 512 MB RAM,
   2. stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 1Mb/s,
   3. przeglądarka internetowa w najnowszej wersji. IE 9.0+ lub Mozilla Firefox 24+ lub Chrome 26+ lub Safari 5+,
4. Postępowanie zostanie powtórzone jedynie w wypadku niemożliwości jego przeprowadzenia z winy Operatora lub Zamawiającego. Problemy techniczne po stronie Dostawców nie będą miały wpływu na bieg postępowania.
5. Przed przystąpieniem do postępowania zaleca się zapoznanie z instrukcją obsługi Platformy Zakupowej dołączonej do niniejszego postępowania
6. Terminy rozpoczęcia i zakończenia oraz konfiguracja każdego z etapów postępowania będzie przedstawiona w Platformie Zakupowej i może ulegać zmianie o czym wszyscy zainteresowani Wykonawcy będą niezwłocznie powiadamiani drogą e-mailową przez system.
7. Podczas postępowania wykonawca może skorzystać z pomocy technicznej pod numerem telefonu: +48 539 737 818 lub w aplikacji w zakładce Pomoc.

Postanowienia ogólne

1. Zamawiający wymaga innych ważnych parametrów oferty:
   a) Terminu ważności oferty: 12 miesięcy od daty złożenia Oferty;
   b) Gwarancja cen: minimum 12 miesięcy od podpisania umowy.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
3. W przypadku unieważnienia postępowania o zamówienie wykonawcom nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów uczestnictwa w postępowaniu.
4. Złożenie wniosku o rejestrację w postępowaniu lub oferty jest równoznaczne z przyjęciem bez zastrzeżeń wszystkich warunków postępowania.
5. Odstąpienie przez Zamawiającego od zawarcia umowy w przypadku zawiadomienia wykonawcy o wyborze jego oferty nie może być podstawą roszczeń poniesionych kosztów udziału w postępowaniu.
6. W toku dokonywania oceny złożonych wniosków Zamawiający może żądać udzielenia przez wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich dokumentów.
7. Jeżeli oferta nie zawiera wszystkich wymaganych elementów, Zamawiający może w uzasadnionych przypadkach wezwać Wykonawcę do jego uzupełnienia.
8. Zamawiający rezerwuje prawo do nagrywania dźwięku podczas spotkań technicznych z dostawcami. Przesłanie oferty będzie traktowane jako udzielenie zgody na nagrywanie spotkań.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji ceny ze wszystkimi Oferentami.
10. Zamawiający w wyniku rozstrzygnięcia przedmiotu postępowania zawrze umowę z wybranymi Dostawcami.
11. Warunki zmiany umowy:
    Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, w przypadku ziszczenia się konieczności zmiany wskazanego w ofercie/umówionego zakresu robót wynikającej z:
    1. Koniecznych lub uzasadnionych zmian w dokumentacji projektowej powstałych z przyczyn niemożliwych do przewidzenia,
    2. Konieczności lub techniczno-ekonomicznej zasadności zastosowania materiałów i urządzeń równoważnych w planowanej inwestycji,
    3. Konieczności wykonania rozwiązań równoważnych wynikających z uwarunkowań technologicznych lub użytkowych,
    4. Ograniczeń finansowych po stronie Zamawiającego powodujących konieczność ograniczenia zakresu prac ujętych w ofercie.

Wszelkie zmiany i uzupełnienia do umowy zawartej z wybranym Wykonawcą będą dokonywane w formie pisemnych aneksów do umowy podpisanych przez obie strony, pod rygorem nieważności.

Współpraca i komunikacja w trakcie przygotowywania odpowiedzi

1. Wszelkie pytania należy składać za pomocą Platformy Zakupowej Adamed SAP Ariba Sourcing zgodnie z dołączoną instrukcją. Prosimy o wypełnienie 2 plików Excel – Ariba oraz zgodnie z załącznikiem 2.
2. Osobą uprawnioną do kontaktów z oferentami w poniedziałek-piątek w godzinach 08:00-16:30 jest: Anna Klatkowska [anna.klatkowska(at)adamed.com].

Załącznik 1 (pobierz)

Załącznik 2 (pobierz)

Instrukcja dostawcy. Tworzenie oferty na Portalu SAP Ariba Network (pobierz)