Zapytanie ofertowe RFP – 023637 – 2022/ABM/04/00011/0012/0013 - PRZETARG NA ANALIZĘ SEM, EDS PROSZKÓW POLIMEROWYCH

W związku z realizacją projektów:

1. Projekt “Rozwój, kliniczne potwierdzenie biorównoważności i wdrożenie złożonego trójskładnikowego leku wziewnego nowej generacji w systematycznej terapii POChP”, nr umowy 2022/ABM/04/00011 – 00 
2. Projekt “Rozwój, kliniczne potwierdzenie biorównoważności i wdrożenie złożonego leku wziewnego nowej generacji w systematycznej terapii POChP”, nr umowy 2022/ABM/04/00012 – 00   
3. Projekt “Rozwój, kliniczne potwierdzenie biorównoważności i wdrożenie złożonego leku wziewnego nowej generacji w systematycznej terapii chorób układu oddechowego Astmy i POChP”, nr umowy 2022/ABM/04/00013 – 00

finansowanych ze środków budżetu Państwa od Agencji Badań Medycznych, działając na podstawie § 8 umowy o dofinansowanie, Adamed Pharma S.A. zaprasza do składania ofert na wykonanie poniżej zdefiniowanego przedmiotu zamówienia.

Przedmiot zamówienia:

1. Na zamówienie składają się:
   Analizy SEM EDS proszków polimerowych - pozycja obejmuje koszt przygotowania próbek oraz przeprowadzenia 30 analiz z wykorzystaniem skaningowego mikroskopu elektronowego (SEM) oraz spektrometru rentgenowskiego z dyspersją energii (EDS). W zakres analizy wchodzą: obrazy SEM cząstek, oznaczenie zawartości pierwiastków w analizowanych cząstkach proszku, mapowanie powierzchni cząstek przy wykorzystaniu EDX. W ramach jednej analizy obrazowane będzie od jednej do pięciu próbek.
2. Zlecanie realizacji poszczególnych analiz planuje się na okres od 20.04.2023 do 31.12.2024.
3. Zamawiającym jest firma Adamed Pharma S.A. 
4. Miejsce dostarczenia otrzymanych produktów:
   Adamed Pharma S.A. (Pabianice), ul. Piłsudskiego 5
   95-200 Pabianice
   lub drogą elektroniczną na wskazany w umowie adres mailowy.
5. Wskazane liczby analiz są liczbami prognozowanymi. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany liczby zlecanych analiz.
6. Zamawiający w wyniku rozstrzygnięcia przedmiotu postępowania zawrze umowę z wybranym Usługodawcą. Celem postępowania jest ustalenie warunków dotyczących zamówień, jakie mogą być realizowane przez Zamawiającego w okresie obowiązywania umowy, w szczególności cen, czasu realizacji oraz zakresu zamawianych przedmiotów. Na podstawie umowy Zamawiający nie zobowiązuje się do zlecenia realizacji określonej liczby analiz. Zamawiający dokona zamówienia od wybranego Usługodawcy jedynie w sytuacji, gdy w okresie obowiązywania umowy powstanie u Zamawiającego potrzeba ich nabycia. Realizacja usług (poszczególnych analiz) będzie przebiegała na podstawie składanych zamówień wg bieżących potrzeb Zamawiającego.

Warunki udziału w postępowaniu:

1. Zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym a Dostawcą lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Dostawcy, polegające w szczególności na:
   1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
   2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
   3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
   4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
      
      ​​W celu spełnienia tego warunku Dostawca zobowiązany jest do przesłania wraz z ofertą podpisanego oświadczenia o braku powiązań (Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego).

2. Zamówienie nie może być skierowane do podmiotów:

   1. których mowa w art. 7 ust. 1 wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanych na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę (Dz. U. poz. 835);

   2. których beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2022 r. poz. 593 i 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę (Dz. U. poz. 835);

   3. których jednostką dominującą lub jednostką zależna w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 i 39 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę (Dz. U. poz. 835).
      
      ​W celu spełnienia tego warunku Dostawca zobowiązany jest do przesłania wraz z ofertą podpisanego oświadczenia sankcyjnego (Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego). 

3. Możliwe jest składanie uzupełniających zamówień wybranemu Oferentowi wyłącznie, jeśli są one zgodne z głównym celem niniejszej umowy, o wartości nie przekraczającej 50% wartości niniejszego zamówienia. 

Termin i sposób przygotowania ofert:

1. Każda korespondencja powinna zawierać w tytule wiadomości numer postępowania
   RFP – 023637- Nazwa Firmy
   
   Termin składania Ofert: 11.04.2023 do godz. 23:59 CET.
   
   Pytania należy składać korzystając z arkusza Załącznik_5_RFP_023637_Pytania_NazwaFirmy. Odpowiedzi na zadane pytania będą udzielane do końca trwania postępowania. Późne zadanie pytań z punktu widzenia terminu zakończenia postępowania może spowodować brak czasu na udzielenie wymaganej odpowiedzi.
   
   W celu zapewnienia równego dostępu do informacji wszystkim Oferentom biorącym udział w postępowaniu, pytania i odpowiedzi (z ukryciem autora pytań) przesłane zostaną do wszystkich Oferentów.
2. Termin może ulec zmianie, o czym wszyscy Dostawcy zostaną poinformowani poprzez e-mail z Platformy Zakupowej SAP Ariba Network.
3. Każdy Dostawca może złożyć tylko jedną ofertę.  
4. Ofertę wraz z wymaganymi Załącznikami należy złożyć w Platformie Zakupowej Adamed SAP Ariba Network pod adresem https://supplier.ariba.com (zgodnie z instrukcją – Załącznik nr 6).
5. Dostęp do Platformy Zakupowej Dostawca uzyskuje poprzez proces rejestracji i weryfikacji istnienia firmy. W tym celu należy uzupełnić podstawowe informacje takie jak: kraj, NIP, kod pocztowy, dane kontaktowe, itp. 
6. Oferta Dostawcy winna być sporządzona w języku polskim lub angielskim, w sposób czytelny, elektronicznie. 
7. Oferta powinna zawierać minimum następujące informacje: nazwę, adres i NIP Dostawcy, numer zapytania ofertowego, cenę netto (PLN/EUR), termin realizacji.  Ofertę stanowić powinien Załącznik nr 3. Bez wypełnionego Załącznika nr 3 oferta nie będzie rozpatrywana (będzie podlegać odrzuceniu). Oferent może dodatkowo przedstawić ofertę na innym wzorze.
8. Jeśli ceny w ofercie będą wyrażone w EUR to zostaną one przeliczane przy zastosowaniu kursu 4,4536 PLN/EUR, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 03 grudnia 2021 r. w sprawie aktualnych progów unijnych, ich równowartości w złotych, równowartości w złotych kwot wyrażonych w euro oraz średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych. 
9. Jeśli ceny w ofercie będą wyrażone w inne walucie niż PLN lub EUR to zostaną one przeliczane przy zastosowaniu średniego kursu NBP z dniu publikacji przetargu.
10. Zamawiający dołącza do zapytania podpisaną listę kontrolną (Załącznik nr 4), która pozwoli potwierdzić czy wszystkie wymagane dokumenty zostały dostarczone. 
11. Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę.
12. Oferent przed upływem terminu do składania ofert ma prawo:

12.1. wycofać ofertę poprzez złożenie pisemnego powiadomienia drogą opisaną dla składania ofert,

12.2. zmienić ofertę – powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone wg takich samych zasad jak składana oferta, odpowiednio oznakowanych z dopiskiem „ZMIANA OFERTY”.

Kryteria wyboru i sposób oceny złożonych ofert:

1. Zamawiający ma prawo odrzucenia oferty złożonej przez Dostawcę niespełniającego warunków udziału w postępowaniu lub jeśli oferta jest niezgodna zniniejszym zapytaniem.
2. Kryterium wyboru ofert:
   1. Cena netto (PLN/EUR), waga kryterium - 80% całościowej oceny.

   2. Czas realizacji - waga kryterium 20% - czas od zamówienia do dostarczenia dokumentacji lub materiału

3. Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o w/w kryterium i ustaloną punktację:

    

   Kryterium	Waga [%]	Sposób oceny zgodnie ze wzorem
   Cena netto	80%	cena netto oferty najniższej / cena netto oferty badanej x 100 x waga% = ilość punktów
   Czas realizacji [w dniach]	20%	Najkrótszy czas realizacji / czas realizacji oferty badanej x 100 x waga % = ilość punktów

4. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ilość punktów.
5. Wyniki działań matematycznych dokonywanych przy ocenie badania ofert podlegają zaokrągleniu do drugiego miejsca po przecinku. W przypadku uzyskania równej punktacji dla co najmniej dwóch ofert Zamawiający spośród ofert z równą najwyższą końcową ilością punktów dokona wyboru oferty bardziej korzystnej, gdy chodzi o oddziaływanie na środowisko. W tym celu Zamawiający ma prawo wezwać Oferentów, których oferty uzyskały najwyższą końcową ilość punktów o uzupełnienie oferty poprzez podanie wskazanych przez Zamawiającego informacji dotyczących oddziaływania przedmiotu oferty na środowisko. Termin na uzupełnienie oferty zostanie określony przez Zamawiającego, jednak nie może być on krótszy niż 3 dni robocze od otrzymania wezwania.

Wybór Wykonawcy i sposób ogłaszania:

1. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym. 
2. Informację o wynikach postępowania Zamawiający umieści na stronie www.adamed.com.pl, a także wyśle do każdego Oferenta, który złożył swoją ofertę

Postanowienia ogólne

1. Zamawiający wymaga, aby oferta była ważna 90 dni.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.  
3. W przypadku unieważnienia postępowania o zamówienie wykonawcom nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów uczestnictwa w postępowaniu.  
4. Złożenie wniosku o rejestrację w postepowaniu lub oferty jest równoznaczne z przyjęciem bez zastrzeżeń wszystkich warunków postępowania.  
5. Odstąpienie przez Zamawiającego od zawarcia umowy w przypadku zawiadomienia wykonawcy o wyborze jego oferty nie może być podstawą roszczeń poniesionych kosztów udziału w postępowaniu.  
6. W toku dokonywania oceny złożonych wniosków Zamawiający może żądać udzielenia przez wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich dokumentów.   
7. Jeżeli wniosek nie zawiera wszystkich wymaganych elementów, Zamawiający może  w uzasadnionych przypadkach wezwać Wykonawcę do jego uzupełnienia. 
8. Zamawiający rezerwuje prawo do nagrywania dźwięku podczas spotkań technicznych z dostawcami. Przesłanie oferty będzie traktowane jako udzielenie zgody na nagrywanie spotkań. 
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji ofert ze wszystkimi Oferentami. Negocjacje mogą mieć kilka kolejnych rund z możliwością zaproszenia oferenta do złożenia zaktualizowanej oferty po każdej rundzie negocjacji. 

10. Warunki zmiany umowy:

    Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, w przypadku ziszczenia się konieczności zmiany wskazanego w ofercie / umówionego zakresu robót wynikającej z: 

    1. koniecznych lub uzasadnionych zmian w dokumentacji projektowej powstałych z przyczyn niemożliwych do przewidzenia, m.in.: zamknięcie projektu, wcześniejsze ukończenie dokumentacji projektowej, zadowalające wyniki przeprowadzonych analiz, konieczność specjalnego przygotowania próbki

    2. ograniczeń finansowych po stronie Zamawiającego powodujących konieczność ograniczenia zakresu prac ujętych w ofercie,

Wszelkie zmiany i uzupełnienia do umowy zawartej z wybranym Wykonawcą będą dokonywane w formie pisemnych aneksów do umowy podpisanych przez obie strony, pod rygorem nieważności.

Współpraca i komunikacja w trakcie przygotowania odpowiedzi

1. Wszelkie pytania należy składać za pomocą Platformy Zakupowej SAP Ariba Network zakładka Wiadomości przedmiotowego postępowania lub  mailem: sylwia.adasiewicz(at)adamed.com  korzystając z formularza Pytania (Załącznik 5)
2. Wszelkie odpowiedzi będą udzielane Wykonawcom za pomocą Platformy Zakupowej SAP Ariba Network zakładka Wiadomości przedmiotowego postępowania.  
3. Osobą uprawnioną do kontaktów z Oferentami (poniedziałek-piątek w godzinach 07:00-15:00) jest: sylwia.adasiewicz(at)adamed.com

Załącznik nr 1 (pobierz)

Załącznik nr 2 (pobierz)

Załącznik nr 3 (pobierz)

Załącznik nr 4 (pobierz)

Załącznik nr 5 (pobierz)

Ariba - Instrukcja dostawcy - Tworzenie Oferty na portalu Ariba Network (pobierz)